Strategi Ekonomi Dalam Teknologi Informasi (Chargeback dan Outsourcing)

Identifikasi dan justifikasi Teknologi Informasi selain memperhitungkan keuntungannya juga harus menghitung biaya yang harus dikeluarkan. Idealnya sebuah sistem akuntansi/keuangan sebuah organisasi harus mampu menangani dua masalah berikut ini : Mereka harus mampu menghitung nilai total biaya TI untuk memudahkan pengontrolan dari pihak manajemen, dan mereka harus membebankan biaya kepada pengguna yang juga sama-sama memakai infrastruktur TI dengan tujuan untuk pencapaian tujuan organisasi. 

Setidaknya ada dua strategi untuk pendekatan biaya layanan TI : 

CHARGEBACKS

Dalam pendekatan ini, semua biaya yang dikeluarkan untuk TI dialokasikan kepada pengguna seakurat mungkin berdasarkan biaya aktual dan tingkat kegunaannya. Dialokasikan secara akurat kedengarannya ideal secara prinsip, tetapi dapat menimbulkan masalah dalam prakteknya. Ukuran penggunaan yang paling akurat adalah mengisyaratkan faktor yang berkaitan dengan teknologi yang sangat tidak mudah dipahami oleh pengguna. Akibatnya biaya TI dialokasikan hanya berdasarkan tingkat penggunaaanya dalam organisasi, yang besarnya berubah-ubah dari bulan ke bulan, biayanya dapat berbeda-beda dari satu unit dengan unit yang lain walaupun penggunaanya tidak berubah. 

Bagaimana cara terbaik dalam penerapan chargebacks dalam organisasi harus disesuaikan antara metode chargebacks dengan karakteristik yang mendasari layanan organisasi tersebut. Dalam merancang sebuah model chargebacks, lembaga harus berusaha untuk mencocokkan metode chargebacks tersebut dengan karakteristik tujuan teknologi dan manajemen mereka sendiri. 

Jika yang dibutuhkan adalah pemberian pelayanan langka atau menggunakan kekuatan ekonomi untuk mengukur permintaan, maka chargebacks akan efektif. Tetapi jika sebuah lembaga sedang berusaha untuk mendorong adopsi teknologi baru, maka pemanfaatan teknologi harus bebas atau  bersubsidi. Jika teknologi yang dianggap penting dan lembaga tersebut mencoba untuk memastikan bahwa semua memiliki akses ke tingkat minimum , maka chargebacks berbasis berlangganan akan paling efektif.

Model chargebacks dimaksudkan untuk memaksimalkan efisiensi dengan membatasi penggunaan berbasis biaya. Selanjutnya, berusaha untuk menyelaraskan chargebacks dengan kontrol manajerial yang sebenarnya. Jika layanan benar-benar dikonsumsi pada kebijakan departemen, maka penggunaan berbasis-chargebacks masuk akal. Jika servis tidak berada dalam kontrol seorang manajer atau institusi ingin semua departemen untuk membeli tingkat minimum pelayanan (untuk mendukung tujuan strategis lebih luas), sebuah  akses berbasis chargebacks lebih tepat dari waktu ke waktu. Untuk beberapa jaringan nirkabel mungkin layanan yang baru ditawarkan gratis, sedangkan pada lembaga lain mungkin dianggap sebagai teknologi inti bahwa semua departemen harus memiliki akses dan berbagi biaya pendukung. 

OUTSOURCING

Walaupun saat ini TI sudah menjadi bagian penting dalam setiap organisasi dan memainkan peranan yang penting dalam setiap fungsi. Bagi beberapa organisasi strategi paling efektif untuk mengumpulkan keuntungan ekonomi TI dan mengontrol pembiayaannya adalah dengan outsourcing, yaitu menggunakan vendor pihak ketiga untuk mendapatkan layanan TI. 

Artikel Menurut sebuah survey yang dilaporkan Corbert (2001) alasan utama perusahaan-perusahaan di Amerika melakukan outsourcing di bidang TI ada tiga yaitu : Fokus pada kompetisi (36%), mengurangi biaya (36%), meningkatkan kualitas (13%), meningkatkan kecepatan pemasaran (10%), dan mempercepat inovasi ($%).

Artikel the outsourcezone.com menyebutkan alasan mengapa perusahaan melakukan outsourcing adalah sebagai berikut :

·  Menurunkan biaya karena skala ekonomis

·  Kemampuan untuk berkonsentrasi pada fungsi-fungsi inti perusahaan

·  Greater flexility dan kemampuan untuk menentukan layanan yang diperlukan lebih mudah

·  Meningkatkan kualitas layanan karena fokus pada pemasok

·  Peningkatan disiplin manajemen internal yang dihasilkan dari latihan itu sendiri

·  Mengurangi ketergantungan pada sumber daya internal

·  Mengontrol anggaran

·  Mempercepat setup dari fungsi atau layanan

·  Investasi yang rendah namun berkesinambungan diperlukan dalam infrastruktur internal

· Meningkatkan kemampuan untuk mengendalikan tanggal pengiriman (misalnya: melalui klausa denda)

·  Kurangnya keahlian internal

·  Meningkatkan fleksibilitas untuk memenuhi perubahan kondisi bisnis

·  Pembelian praktek industri terbaik

·  Meningkatkan manajemen risiko

·  Untuk memperoleh ide-ide inovatif

·  Meningkatkan komitmen dan energi di daerah-daerah non inti

·  Meningkatkan kredibilitas dan citra dengan berasosiasi dengan penyedia unggul

·  Menghasilkan uang dengan mentransfer aktiva kepada penyedia

Demikianlah dua pendekatan dalam pembiayaan Teknologi Informasi (TI) yang disarikan dari berbagai sumber.